LIVROS CONTÁBEIS NO SISTEMA SPED
A Lei Complementar 147, de 7 de agosto de 2014, introduziu alterações na Lei 8.934, de18 de novembro de 1994, que dispõe sobre o registro público de empresas mercantis, para permitir a autenticação de documentos por meio de sistemas públicos eletrônicos, em substituição a qualquer outra.
O Decreto 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, alterou o Decreto 1.800, de 30 de janeiro de 1996, que trata do registro público na Junta Comercial, para autorizar a autenticação de livros contábeis através do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED.
Nesse caso, a autenticação é comprovada através do recibo de entrega da Escrituração Contábil Digital - ECD, emitido pelo SPED, dispensando a autenticação do livro em papel.
Por outro lado, o Decreto 9.555, de 6 de novembro de 2018, estabeleceu que a autenticação de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao registro nas Juntas Comerciais também poderá ser feita mediante a apresentação da ECD através do SPED.
A partir do Decreto 9.555/2018, a autenticação digital de livros contábeis, antes restrita às empresas registradas nas Juntas Comerciais, passou a alcançar todas as empresas e pessoas jurídicas, inclusive as sem fins lucrativos.
Segundo o Comitê Gestor do SIMPLES NACIONAL, mesmo desobrigadas da escrituração contábil, para fins tributários, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes também podem adotar a autenticação digital, se enviarem a Escrituração Contábil Digital através do SPED.
Livros Digitais
Segundo a Instrução Normativa DREI/SGD/ME 82, de 19 de fevereiro de 2021, serão submetidos à autenticação da Junta Comercial, os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração contábil, inclusive livros não obrigatórios.
Os livros deverão ser apresentados exclusivamente da forma digital, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas.
Os sistemas eletrônicos deverão garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados.
Termos de Abertura e Encerramento
Será necessário opor os termos de abertura e de encerramento, na primeira e últimas páginas dos livros levados à autenticação.
O termo de abertura deve conter:
- a finalidade a que se destina o livro (nome do livro);
- o número de ordem;
- o nome empresarial;
- o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ;
- o município da sede ou filial;
- o número e a data do arquivamento dos atos constitutivos na Junta Comercial; e
- a data e as assinaturas.
- a finalidade a que destinou o livro (nome do livro);
- o número de ordem;
- o nome empresarial;
- o período a que se refere a escrituração, quando os livros estiverem devidamente escriturados;
- a data de início e fim do período a ser escriturado, no caso de livro social em branco; e
- a data e as assinaturas.
Os Termos de Abertura e Encerramento dos livros contábeis e dos agentes do comércio devem ser submetidos à autenticação após a escrituração.
No caso de livros sociais (livro de atas, de registro de ações etc.), a autenticação pode ser efetuada antes ou após a escrituração.
Assinatura Digital
Os termos de abertura e de encerramento serão assinados com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observadas, ainda, as normas para assinatura da ECD, emitidas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Assinam esses termos:
· O (s) responsável (is) ou seu (s) procurador (es);
· O contabilista legalmente habilitado com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.
O procurador deve comprovar os poderes necessários com o instrumento de mandato:
· Arquivado na Junta Comercial em processo separado; ou
· Anexado ao pedido de autenticação do livro, podendo ser mantida a sua imagem no histórico da empresa.
Sendo o procurador o próprio contabilista, será necessária apenas a sua assinatura.
Os livros relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos atuais responsáveis ou pelos responsáveis no período a que se referir a escrituração.
Responsabilidade pelo Conteúdo Autenticado
A Junta Comercial autenticará os instrumentos de escrituração das empresas, considerando as formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e de encerramento, independentemente da apresentação de livros anteriormente autenticados.
A Junta Comercial não se responsabiliza pelos fatos e atos escriturados ou pela sequência de número de ordem ou do período da escrituração.
Compete ao contabilista legalmente habilitado e ao interessado a responsabilidade pelo conteúdo do documento digital entregue, observando inclusive as normas para transmissão da ECD.
Situações Específicas
Conforme a situação, consideram-se ainda as seguintes regras:
· No caso de escrituração contábil descentralizada, a autenticação dos instrumentos de escrituração será requerida à Junta Comercial onde a filial estiver situada;
· No caso de transferência de sede para outra unidade da federação ou de conversão, a autenticação dos instrumentos ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração constante do livro.
· No caso de cisão, fusão e incorporação deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial.
· No caso de empresas extintas, poderão ser autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.
Cancelamento da Autenticação
O livro já autenticado pela Junta Comercial não será substituído por outro, de mesmo número ou não.
No entanto, é possível solicitar o cancelamento dos termos de autenticação, se lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da escrituração.
No novo termo de autenticação, além das informações corretas, deverá constar informação do cancelamento anterior.