ESCRITURAÇÃO
CONTÁBIL DIGITAL
A
Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória, de natureza
tributária, que compreende a versão digital dos seguintes livros:
·
Livro
Diário e seus auxiliares (se houver);
·
Livro
Razão e seus auxiliares (se houver); e
·
Livros
Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos
assentamentos neles transcritos.
A
apresentação dos livros digitais através da ECD dispensa:
·
Em
relação às mesmas informações: a guarda de arquivos gerados em sistemas de
processamento eletrônico de dados, utilizado para registro de negócios e
atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou elaboração de
documentos de natureza contábil ou fiscal;
·
A
obrigação de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e
totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;
·
A
obrigação de transcrever, no Livro Diário, o Balancete ou Balanço de Suspensão
ou Redução do Imposto, para as empresas tributadas pelo lucro real e optantes
pelo regime de estimativa.
Vale lembrar que o Registro de Inventário é considerado livro auxiliar para as empresas dispensadas da Escrituração Fiscal Digital - EFD do ICMS e do IPI.
Empresas
Obrigadas
Os
arquivos digitais da ECD devem ser encaminhados anualmente para a Secretaria da
Receita Federal, pelas pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter
escrituração contábil, inclusive quando se revestirem em entidades imunes e
isentas.
A
obrigatoriedade abrange, inclusive:
·
Microempresas
em empresas de pequeno porte que receberam aportes de capital de investidor
anjo;
·
As
empresas tributadas pelo lucro presumido que distribuírem lucros em montante
superior ao valor da base de cálculo do Imposto de Renda, diminuída dos
impostos e contribuições incidentes;
·
As
empresas do segmento da construção civil, dispensadas da EFD ICMS/IPI, em relação ao livro Registro de
Inventário na ECD, como livro auxiliar;
·
A
Sociedade em Conta de Participação (SCP) enquadrada na condição de
obrigatoriedade de apresentação da ECD, em arquivo próprio;
·
As
pessoas jurídicas que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira
relativos ao recebimento de exportação, em arquivo próprio; e
· As Empresas Simples de Crédito (ESC), em arquivo próprio.
Empresas
Dispensadas
Estão
dispensados de apresentar a ECD:
·
As
empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL, exceto as que receberam aporte
de capital de investidor anjo;
·
Os
órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
·
As
pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham
realizado, durante o ano-calendário, atividade operacional, não operacional,
patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de
capitais, que devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação
específica;
·
As
pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas,
doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos
assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 ou ao valor
proporcional ao período da escrituração contábil;
·
As
pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que optarem pela
escrituração do livro caixa, exceto se distribuíram lucros ou dividendos
isentos de Imposto de Renda em montante superior ao valor da base de cálculo
presumida, deduzida os impostos e contribuições;
·
A
Itaipu Binacional;
·
Os
consórcios de empresas, sendo a entrega opcional quando possuírem inscrição
própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).
Resumo da obrigatoriedade de
entrega:
|
Lucro real |
Todas |
|
Lucro presumido |
Não optou pelo livro caixa; ou Distribuí parcela de lucros ou dividendos sem
incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao
valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos
impostos e contribuições a que estiver sujeita, independentemente se optou ou
não pelo livro caixa. |
|
Imunes/Isentas |
Auferiu receitas, doações, incentivos,
subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja
soma seja igual ou maior R$ 4.800.000,00 |
|
SCP |
Seguem as mesmas regras de obrigatoriedade das
empresas do lucro real, presumido e imunes/isentas e entregam a ECD em
arquivos separados da sócia ostensiva |
|
Demais |
Entrega facultativa (não há multa por atraso na
entrega). |
Fonte: Manual da ECD
Entrega
Facultativa Para Autenticação de Livros Contábeis
Os
que estiverem dispensados da ECD podem apresentá-la, facultativamente, para
atender a legislação civil, servindo o recibo de entrega emitido pelo Sistema
SPED como prova de autenticação dos livros contábeis.
A
entrega facultativa em determinado ano não obriga a empresa a transmitir a ECD
nos anos seguintes, a não ser que passe a cumprir os requisitos de
obrigatoriedade.
Não há multa pela entrega fora do prazo para esses casos.
Como
Apresentar
A
ECD deve ser gerada por meio do Programa Gerador e Validador da Escrituração (PGE).
O
PGE dispõe de funcionalidades para criação, edição, importação, validação,
assinatura, visualização, transmissão, recuperação do recibo de transmissão,
entre outras, utilizadas no processamento da ECD.
Os
arquivos gerados no sistema devem ser assinados digitalmente, com certificado
digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a
integridade e a validade jurídica do documento digital.
Toda a ECD deve ser assinada por um contador/contabilista e por um responsável indicado pelo declarante.
Prazo
de Entrega
A
ECD deve ser transmitida, eletronicamente, via Internet, ao Sistema Público de Escrituração Digital – SPED .
O
prazo para entrega da ECD era o último dia útil do mês de maio do ano seguinte
ao ano-calendário a que se refere a escrituração.
A Instrução Normativa SRB 2.142, de 26 de maio de 2023, alterou
esse prazo para o último dia útil do mes de junho, até às
23h59min59s.
Já em relação às informações correspondentes ao ano-calendário de 2024, a Instrução Normativa 421, de 21 de maio de 2024, prorrogou a entrega para o último dia útil do mes de setembro de 2024.
Veja
também:
ReceitaFederal disponibiliza dados e informações a mais de 629 mil empresas para facilitar o preenchimento da Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
Situação
Especial
Nos
casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou
incorporação, a ECD deve ser entregue pela pessoa jurídica extinta, cindida,
fusionada, incorporada e incorporadora, nos seguintes prazos modificados
pela Instrução Normativa SRB 2.142, de 26 de maio de
2023:
·
Se
a operação ocorreu no período compreendido entre janeiro a maio: até o último
dia do mês de maio do mesmo ano; e
·
Se
a operação ocorrer de junho a dezembro: até o último dia útil do mês
subsequente ao do evento.
A Instrução Normativa 421, de 21 de maio de
2024, prorrogou a entrega nos casos de extinção, fusão, cisão ou
incorporação, para o último dia útil do mes de:
·
do
mês de setembro de 2024, se o evento ocorrer no período de janeiro a
setembro de 2024; e
·
do
mês subsequente ao do evento, se esse ocorrer no período de setembro a dezembro
de 2024.
Entrega
da ECD Substitui Autenticação de Livros
A
entrega da ECD substitui a autenticação de livros e documentos contábeis das
empresas registradas nas Juntas Comerciais, para todos os efeitos legais.
Para
as empresas não registradas na Junta Comercial, a entrega da ECD substitui a
autenticação dos livros contábeis apenas para os fins tributários.
A autenticação será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo SPED.
Substituição
da ECD
A
ECD autenticada somente pode ser substituída se contiver erros que não
sejam passíveis de correção por meio de lançamento contábil extemporâneo.
Normalmente,
são ajustes usuais que levam à substituição da ECD:
·
Ajustes
no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos
previamente publicados (por exemplo: erros no cadastro do plano de
contas);
·
Problemas
na interface das informações (por exemplo: multiplicações indevidas por troca
de vírgula para ponto) do sistema contábil das empresas para o Programa
Validador e Assinador (PVA) da Escrituração Contábil Digital (ECD); e
·
Abertura
de subcontas exigidas pela Lei 12.973/2014, desde que não altere o saldo
total da conta.
A
lista acima não é exaustiva e os profissionais devem avaliar, individualmente,
as circunstâncias que demandam a substituição da ECD, observadas as normas
contábeis.
Na
hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser
apresentada ECD substituta. A esta última será anexado o Termo de Verificação
para Fins de Substituição assinado pelo profissional da contabilidade e, se for
o caso, também pelo auditor independente.
A substituição da ECD somente pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente, sendo nulas as alterações efetuadas sem observância das normas regulamentares.
Ajustes
de Exercícios Anteriores
Erros
de períodos anteriores devem corrigidos contabilmente, em lançamento de ajustes
de exercícios anteriores. Esse é o caso dos erros materiais que demandam
a reemissão das demonstrações contábeis e a sua reaprovação pelos órgãos de
governança e pelos acionistas.
A
retificação por meio de lançamento extemporâneo também será exigida quando a
finalização e a aprovação das demonstrações contábeis ocorrem em data
posterior ao arquivamento de ECD com saldos diferentes.
No caso de lançamento extemporâneo, a substituição da ECD não é permitida.
Penalidades
O
atraso, as incorreções e omissões relativos à ECD sujeitam a empresa obrigada à
sua entrega às seguintes penalidades, sem prejuízos de eventuais sanções
administrativas, cíveis e criminais:
·
Multa
de 0,5% sobre a receita bruta do ano da escrituração: quando não forem
atendidos os requisitos exigidos para a apresentação dos registros e
respectivos arquivos;
·
Multa
de 5% do valor da operação correspondente, limitada a 1% da receita bruta:
aplicada às omissões ou incorreções de informações;
·
Multa
diária de 0,02% sobre a receita bruta, até o limite de 1%: no caso de
apresentação fora do prazo.
As
multas não são aplicáveis às empresas que apresentam a ECD de forma facultativa
ou por força de norma expedida por outro órgão ou entidade da administração
pública federal, direta ou indireta, que tenha atribuição legal de regulação,
normatização, controle e fiscalização.
As
multas podem ser reduzidas:
·
À
metade, se a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer
procedimento de ofício; e
·
A
75%, se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.
A multa por atraso na entrega da ECD não é gerada automaticamente no momento da transmissão do arquivo. Para cálculo da multa e geração do DARF, o contribuinte pode utilizar o Programa Sicalcweb.
Fonte: INSTRUÇÃO NORMATIVA 2.003, DE 18 DE JANEIRO DE 2021