Instruções para Transmissão da Escrituração Contábil Digital - ECD

 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória, de natureza tributária, que compreende a versão digital dos seguintes livros:

·                    Livro Diário e seus auxiliares (se houver);

·                    Livro Razão e seus auxiliares (se houver); e

·                    Livros Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. 

A apresentação dos livros digitais através da ECD dispensa:

·                    Em relação às mesmas informações: a guarda de arquivos gerados em sistemas de processamento eletrônico de dados, utilizado para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou elaboração de documentos de natureza contábil ou fiscal;

·                    A obrigação de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;

·                    A obrigação de transcrever, no Livro Diário, o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, para as empresas tributadas pelo lucro real e optantes pelo regime de estimativa.

Vale lembrar que o Registro de Inventário é considerado livro auxiliar para as empresas dispensadas da Escrituração Fiscal Digital - EFD do ICMS e do IPI.  

Empresas Obrigadas

Os arquivos digitais da ECD devem ser encaminhados anualmente para a Secretaria da Receita Federal, pelas pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil, inclusive quando se revestirem em entidades imunes e isentas.

A obrigatoriedade abrange, inclusive:

·                    Microempresas em empresas de pequeno porte que receberam aportes de capital de investidor anjo;

·                    As empresas tributadas pelo lucro presumido que distribuírem lucros em montante superior ao valor da base de cálculo do Imposto de Renda, diminuída dos impostos e contribuições incidentes;

·                    As empresas do segmento da construção civil, dispensadas da EFD ICMS/IPI, em relação ao livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar;

·                    A Sociedade em Conta de Participação (SCP) enquadrada na condição de obrigatoriedade de apresentação da ECD, em arquivo próprio;

·                    As pessoas jurídicas que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira relativos ao recebimento de exportação, em arquivo próprio; e

·                    As Empresas Simples de Crédito (ESC), em arquivo próprio.    

Empresas Dispensadas

Estão dispensados de apresentar a ECD:

·                    As empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL, exceto as que receberam aporte de capital de investidor anjo;

·                    Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

·                    As pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham realizado, durante o ano-calendário, atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, que devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;

·                    As pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 ou ao valor proporcional ao período da escrituração contábil;

·                    As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que optarem pela escrituração do livro caixa, exceto se distribuíram lucros ou dividendos isentos de Imposto de Renda em montante superior ao valor da base de cálculo presumida, deduzida os impostos e contribuições; 

·                    A Itaipu Binacional;

·                    Os consórcios de empresas, sendo a entrega opcional quando possuírem inscrição própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

 

Resumo da obrigatoriedade de entrega: 

Lucro real	Todas
Lucro presumido	Não optou pelo livro caixa; ou Distribuí parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita, independentemente se optou ou não pelo livro caixa.
Imunes/Isentas	Auferiu receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja igual ou maior R$ 4.800.000,00
SCP	Seguem as mesmas regras de obrigatoriedade das empresas do lucro real, presumido e imunes/isentas e entregam a ECD em arquivos separados da sócia ostensiva
Demais	Entrega facultativa (não há multa por atraso na entrega).

Fonte: Manual da ECD

 

Entrega Facultativa Para Autenticação de Livros Contábeis

Os que estiverem dispensados da ECD podem apresentá-la, facultativamente, para atender a legislação civil, servindo o recibo de entrega emitido pelo Sistema SPED como prova de autenticação dos livros contábeis.

A entrega facultativa em determinado ano não obriga a empresa a transmitir a ECD nos anos seguintes, a não ser que passe a cumprir os requisitos de obrigatoriedade.

Não há multa pela entrega fora do prazo para esses casos. 

Como Apresentar

A ECD deve ser gerada por meio do Programa Gerador e Validador da Escrituração (PGE).

O PGE dispõe de funcionalidades para criação, edição, importação, validação, assinatura, visualização, transmissão, recuperação do recibo de transmissão, entre outras, utilizadas no processamento da ECD.

Os arquivos gerados no sistema devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Toda a ECD deve ser assinada por um contador/contabilista e por um responsável indicado pelo declarante.       

Prazo de Entrega

A ECD deve ser transmitida, eletronicamente, via Internet, ao Sistema Público de Escrituração Digital – SPED .

O prazo para entrega da ECD era o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

A Instrução Normativa SRB 2.142, de 26 de maio de 2023, alterou esse prazo para o último dia útil do mes de junho, até às 23h59min59s.

Já em relação às informações correspondentes ao ano-calendário de 2024, a Instrução Normativa 421, de 21 de maio de 2024, prorrogou a entrega para o último dia útil do mes de setembro de 2024. 

Veja também:

ReceitaFederal disponibiliza dados e informações a mais de 629 mil empresas para facilitar o preenchimento da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) 

Situação Especial

Nos casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deve ser entregue pela pessoa jurídica extinta, cindida, fusionada, incorporada e incorporadora, nos seguintes prazos modificados pela Instrução Normativa SRB 2.142, de 26 de maio de 2023:

·                    Se a operação ocorreu no período compreendido entre janeiro a maio: até o último dia do mês de maio do mesmo ano; e

·                    Se a operação ocorrer de junho a dezembro: até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.  

A Instrução Normativa 421, de 21 de maio de 2024, prorrogou a entrega nos casos de extinção, fusão, cisão ou incorporação,  para o último dia útil do mes de: 

·                    do mês de setembro de 2024, se o evento ocorrer no período de janeiro a setembro de 2024; e

·                    do mês subsequente ao do evento, se esse ocorrer no período de setembro a dezembro de 2024.

 

Entrega da ECD Substitui Autenticação de Livros

A entrega da ECD substitui a autenticação de livros e documentos contábeis das empresas registradas nas Juntas Comerciais, para todos os efeitos legais.

Para as empresas não registradas na Junta Comercial, a entrega da ECD substitui a autenticação dos livros contábeis apenas para os fins tributários.

A autenticação será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo SPED.  

Substituição da ECD

A ECD autenticada somente pode ser substituída se contiver erros que não sejam passíveis de correção por meio de lançamento contábil extemporâneo.

Normalmente, são ajustes usuais que levam à substituição da ECD:

·                    Ajustes no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos previamente publicados (por exemplo: erros no cadastro do plano de contas);

·                    Problemas na interface das informações (por exemplo: multiplicações indevidas por troca de vírgula para ponto) do sistema contábil das empresas para o Programa Validador e Assinador (PVA) da Escrituração Contábil Digital (ECD); e

·                    Abertura de subcontas exigidas pela Lei 12.973/2014, desde que não altere o saldo total da conta.

A lista acima não é exaustiva e os profissionais devem avaliar, individualmente, as circunstâncias que demandam a substituição da ECD, observadas as normas contábeis.

Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta. A esta última será anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição assinado pelo profissional da contabilidade e, se for o caso, também pelo auditor independente.

A substituição da ECD somente pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente, sendo nulas as alterações efetuadas sem observância das normas regulamentares. 

Ajustes de Exercícios Anteriores

Erros de períodos anteriores devem corrigidos contabilmente, em lançamento de ajustes de exercícios anteriores.  Esse é o caso dos erros materiais que demandam a reemissão das demonstrações contábeis e a sua reaprovação pelos órgãos de governança e pelos acionistas.

A retificação por meio de lançamento extemporâneo também será exigida quando a finalização e a aprovação das demonstrações contábeis ocorrem em data posterior ao arquivamento de ECD com saldos diferentes.

No caso de lançamento extemporâneo, a substituição da ECD não é permitida. 

Penalidades

O atraso, as incorreções e omissões relativos à ECD sujeitam a empresa obrigada à sua entrega às seguintes penalidades, sem prejuízos de eventuais sanções administrativas, cíveis e criminais:

·                    Multa de 0,5% sobre a receita bruta do ano da escrituração: quando não forem atendidos os requisitos exigidos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;

·                    Multa de 5% do valor da operação correspondente, limitada a 1% da receita bruta: aplicada às omissões ou incorreções de informações;

·                    Multa diária de 0,02% sobre a receita bruta, até o limite de 1%: no caso de apresentação fora do prazo.

As multas não são aplicáveis às empresas que apresentam a ECD de forma facultativa ou por força de norma expedida por outro órgão ou entidade da administração pública federal, direta ou indireta, que tenha atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização.

As multas podem ser reduzidas:

·                    À metade, se a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e

·                    A 75%, se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

A multa por atraso na entrega da ECD não é gerada automaticamente no momento da transmissão do arquivo. Para cálculo da multa e geração do DARF, o contribuinte pode utilizar o Programa Sicalcweb. 

Fonte: INSTRUÇÃO NORMATIVA 2.003, DE 18 DE JANEIRO DE 2021