FGTS Digital: Como Cumprir Essa Obrigação Acessória

 

OBRIGAÇÕES DO FGTS

A Lei 13.932, de 11 de dezembro de 2019, alterou o artigo 17 da Lei 8.036, de 11 de maio de 1990, determinando ao Poder Executivo a obrigatoriedade de desenvolvimento, manutenção e evolução de sistemas e ferramentas necessários à prestação de serviços digitais relativos ao FGTS, estabelecendo que:

• Aos trabalhadores devem ser prestadas informações sobre seus créditos no FGTS e concedida a permissão para acionamento imediato da inspeção do trabalho em caso de inadimplência do empregador e acompanhamento de eventuais cobranças administrativas e judiciais dos valores não recolhidos;              
• Aos empregadores devem ser garantidas facilidades para desburocratizar o cumprimento de obrigações perante o FGTS, incluindo a geração de guias, o parcelamento de débitos, a emissão sem ônus do Certificado de Regularidade do FGTS e a realização de procedimentos de restituição e compensação. 

O art. 17-A da Lei 8.936/1990, inserido pela Lei 13.932/2019 e alterado pela Lei 14.438/2022, exige do empregador ou responsável a obrigação de elaborar a folha de pagamento e prestar informações sobre o FGTS à administração pública, por meio de sistema de escrituração digital.

As informações prestadas pelo empregador constituem declaração e reconhecimento da obrigação e caracterizam confissão de débito e instrumento hábil e suficiente para a cobrança do crédito de FGTS.  

Penalidades pela Falta de Informações

Se o empregador não prestar as informações exigidas, a autoridade fiscal lançará de ofício as obrigações relativas ao FGTS.

A multa pela falta das informações ou pela apresentação com erros e omissões varia de R$ 100,00 a R$ 300,00 por trabalhador prejudicado. A multa total será reduzida pela metade se o infrator for empregador doméstico, microempresa ou empresa de pequeno porte.

Veja também: 

·   Cálculo da multa do FGTS em lote- nova funcionalidade disponível

·   Nota Orientativa FGTS DIGITAL nº06/2024 

Implantação do FGTS Digital

A Resolução 926 CGFTS/2019 estabeleceu as diretrizes para implantação do Projeto FGTS Digital e a Portaria MTE 240, de 29 de fevereiro de 2024, regulamenta a implementação e a operacionalização desse novo sistema.

Segundo a citada Portaria, o FGTS é um conjunto de sistemas integrados dedicados à gestão da arrecadação e à prestação de serviços digitais aos trabalhadores e empregadores, visando ao aperfeiçoamento da apuração, fiscalização, lançamento e cobrança. 

O FGTS Digital será implementado seguindo um cronograma divulgado em edital.  

A primeira etapa será desenvolvida em ambiente de produção e em operação limitadas, sem valor legal, através da qual o empregador ou responsável poderá testar os sistemas usando os dados reais da Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais – e-Social. Também será possível fazer simulações, com emissão de guias de recolhimento.

Na etapa desenvolvida em ambiente de produção e em operação efetiva, o empregador ou responsável deverá elaborar a folha de pagamento e declarar os valores relacionados ao FGTS.  

A etapa de implementação do módulo de parcelamento destina-se ao parcelamento dos valores devidos ao FGTS.

As demais etapas de implementação serão introduzidas de forma gradual.

O sistema FGTS DIGITAL não alcança a Contribuição Social devida pelos empregadores em caso de despedida de empregado sem justa causa, à alíquota de 10% (LC 110/2001). 

Cronograma

Segundo o Edital 1 SIT/2023, a implantação do FGTS Digital obedecerá ao seguinte cronograma:

Data	Fase	Alcance
19.08.2023	Implantação do ambiente de produção e operação limitada.	Empresas do Grupo 01 (eSocial)
16.09.2023	Implantação do ambiente de produção e operação limitada.	Empresas dos demais grupos (eSocial)
10.11.2023	Encerramento da operação limitada.	Todas as empresas
10.11.2023 a 31.12.2023	Preparação do sistema para entrada em operação efetiva e realização de testes em produção restrita.
01.01.2024	Implantação ambiente de produção e operação efetiva.	Todas as empresas

Já o Edital 3/2023 alterou o Edital 1/2023, estabelecendo os seguintes prazos para implantação do FGTS Digital:

Data	Fase	Alcance
19.08.2023	Implantação do ambiente de produção e operação limitada.	Empresas do Grupo 01 (eSocial)
23.09.2023	Implantação do ambiente de produção e operação limitada.	Empresas dos demais grupos (eSocial)
10.11.2023	Encerramento da operação limitada.	Todas as empresas
10.11.2023 a 31.12.2023	Preparação do sistema para entrada em operação efetiva.
01.01.2024	Implantação ambiente de produção e operação efetiva.	Todas as empresas

 

Posteriormente, em virtude de eventos inesperados, o Edital 4/2023 SIT alterou novamente o cronograma, que passa a ser o seguinte:

Data	Fase	Alcance
19.08.2023	Implantação do ambiente de produção e operação limitada.	Empresas do Grupo 01 (eSocial)
23.09.2023	Implantação do ambiente de produção e operação limitada.	Empresas dos demais grupos (eSocial)
13.01.2024	Encerramento da operação limitada.	Todas as empresas
13.01.2024 a 29.02.2024	Preparação do sistema para entrada em operação efetiva.
01.03.2024	Implantação ambiente de produção e operação efetiva.	Todas as empresas

Veja também:

 

• Novo manual do FGTS Digital
• Alterado o cronograma de implantação do FGTS Digital: MARÇO/2024
• Integração com eSocial: todos os empregadores já conseguem visualizar débitos no ambiente de testes do FGTS Digital
•  Emissão de Guia de Recolhimento através do FGTS DIGITAL

 Acesso à Plataforma do FGTS Digital

O acesso ao FGTS Digital será realizado por autenticação da identidade digital na plataforma gov.br, com selo de confiabilidade no nível prata ou ouro.

O acesso da pessoa jurídica ou equiparada será efetuado com o e-CPF da pessoa física responsável perante o Cadastro CNPJ ou com o Certificado Digital e-CNPJ.

Segundo Nota Técnica 1/2024, nos casos excepcionais, o usuário deve ser cadastrado como Administrador, por meio de Protocolo Digital junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, através do serviço Cadastro de Administrador/Inventariante/Curador. 
Mediante mandato digital gerado obrigatoriamente no Sistema de Procuração Eletrônica, integrado ao FGTS Digital, pode ser permitido o acesso de pessoa legalmente habilitada para exercer atos em nome de terceiro. A procuração digital, inclusive seu subestabelecimento, deve indicar os atos e serviços a serem executados, bem como a respectiva vigência de até 5 anos.
O Sistema de Procuração Eletrônica do FGTS permitirá dois níveis de substabelecimento, com reserva integral de poderes ao outorgante:

1. O procurador poderá substabelecer seus poderes, caso o outorgante lhe confira esta faculdade; e
2. O procurador substabelecido poderá outorgar os poderes que lhe foram transmitidos, caso lhe seja conferida esta faculdade. 

Todos os poderes de outorga, preservados os efeitos dos atos praticados na vigência do mandato, serão extintos uma vez decorrido o prazo de vigência do mandato, no caso de renúncia ou revogação da procuração ou de irregularidades cadastrais.  

O acesso aos sistemas não será permitido e as procurações serão extintas no caso de inscrição no CNPJ em situação cadastral nula ou de inscrição no CPF do responsável (inclusive seus procuradores) em situação cancelada, nula ou de titular falecido.
O FGTS Digital e os sistemas a ele integrados utilizarão os dados declarados à Receita Federal do Brasil nos Cadastros CPF e CNPJ, cabendo ao empregador ou responsável mantê-los corretos e atualizados, especialmente o endereço do domicílio.  
No primeiro acesso ao FGTS Digital, o usuário deverá conferir os dados cadastrais e informar pelo menos um endereço de correio eletrônico, telefone de contato e frase de segurança. 

Guia do FGTS

A Instrução Normativa SRB 1.999, de 23 de dezembro de 2020, estabeleceu que, até a implantação do FGTS DIGITAL, a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP deve ser preenchida por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).

A Portaria MTE 240/2024 estabelece que, para os fatos geradores ocorridos até o dia imediatamente anterior à etapa de implementação em ambiente de produção, o FGTS deve ser recolhido até o dia 7 do mês seguinte, mediante uso das guias geradas no sistema Conectividade Social e demais sistemas a ele integrados. 

A partir do início da etapa de implementação em ambiente de produção e em operação efetiva, deve ser gerada a Guia do FGTS Digital – GFD, inclusive para recolhimentos em atraso. O depósito mensal através da GFD deverá ser efetuado exclusivamente através do PIX, até o dia 20 do mês seguinte ao respectivo fato gerador. 

Veja também a Nota Técnica 2/2024 que orienta sobre a emissão da guia do FGTS Digital para os órgãos e entidades da administração pública. 

Situações Diferenciadas

O segurado especial e o Microempreendedor Individual - MEI devem recolher o FGTS mensal e o incidente sobre verbas rescisórias sem direito ao saque, por meio do Documento de Arrecadação do e-Social – DAE. 

Se a rescisão gerar direito ao saque do FGTS, o recolhimento será realizado:

a) por meio da guia gerada pelo Conectividade Social e sistemas a ele integrados, em relação aos fatos geradores ocorridos antes da etapa de implementação e operação efetiva do FGTS Digital; e

b) por meio da GFD, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir do início da etapa de implementação de produção e operação efetiva.

No caso do SIMPLES DOMÉSTICO, a guia deve ser gerada no sistema simplificado do E-Social. 

Excepcionalmente, o Conectividade Social e os sistemas a eles integrados poderão ser utilizados para gerar a guia do FGTS decorrente de reclamatória trabalhista ou devido pelos empregadores públicos. 

Orientações da Caixa Econômica Federal

Na Circular 1046, de 29 de fevereiro de 2024, a Caixa Econômica Federal divulgou que o uso do SEFIP e da GRRF será permitido a partir de comunicação pública do Ministério do Trabalho e do Emprego/Secretaria de Inspeção do Trabalho, exceto para recolhimento da administração pública.

As orientações serão divulgadas no Manual de Orientação ao Empregador - Recolhimento Mensais e Rescisórios do FGTS e das Contribuições Sociais, que pode ser obtido no item FGTS Manuais e Cartilhas Operacionais, no endereço eletrônico http://www.caixa.gov.br.

Na Circular 1045, de 29 de fevereiro de 2024, a Caixa Econômica Federal divulgou o Manual de Manual de Orientações Recolhimentos Mensais e Rescisórios ao FGTS e das Contribuições Sociais, dispondo sobre os procedimentos sobre arrecadação do FGTS, disponível no mesmo endereço eletrônico. 

Veja também: 

• FGTS Digital - Recolhimento via Pix sem custos para empregadores
• NOTA ORIENTATIVA FGTS DIGITAL Nº01/2024 

Origens das Informações 

Para a geração da Guia do FGTS Digital, serão utilizados os dados e informações declarados:  

• No e-Social, por ocasião da elaboração da folha de pagamento de declaração de outras informações;
• Nos próprios sistemas do FGTS Digital, em relação ao histórico de remunerações e afastamentos ou ao valor total da base de cálculo da indenização compensatória do FGTS, quando devida.  

Todas as informações declaradas nos sistemas eSocial e FGTS Digital integrarão a base de dados da Inspeção do Trabalho e poderão, junto a outros sistemas públicos, ser utilizadas para apuração de fatos geradores, bases de cálculo, valores devidos e combate às fraudes relacionadas ao FGTS.

O empregador ou responsável deverá manter sob sua guarda, devidamente organizados, todos os elementos que comprovem as informações prestadas, inclusive aqueles que embasam as retificações, para fins de apresentação por qualquer meio ou formato, conforme exigido pela Auditoria-Fiscal do Trabalho.