Conceito
A Escrituração Fiscal Digital – EFD é uma declaração mensal, destinada a demonstrar a apuração do IPI e/ou do ICMS para as Administrações das Fazendas Federal e Estadual (Convenio ICMS 143/2006 e Ajuste SINIEF 2/2009).
Contém um arquivo digital com as escriturações de documentos fiscais e outras informações de interesse da fiscalização, bem como a apuração do IPI e/ou do ICMS sobre as operações e prestações praticadas pelos contribuintes.
A Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI substituiu a escrituração e a autenticação dos seguintes livros:
- Livro Registro de Entradas;
- Livro Registro de Saídas;
- Livro Registro de Inventário;
- Livro Registro de Apuração do IPI;
- Livro Registro de Apuração do ICMS;
- Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque;
- Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
Empresas Obrigadas
A EFD é obrigatória para todos os estabelecimentos contribuintes do ICMS ou do IPI.
Mediante celebração de Protocolo ICMS, as administrações tributárias das unidades federadas e da RFB poderão:
- Dispensar a obrigatoriedade para alguns contribuintes, conjunto de contribuintes ou setores econômicos; ou
- Indicar os contribuintes obrigados à EFD, tornando a utilização facultativa aos demais.
No caso de fusão, incorporação ou cisão, a obrigatoriedade se estende à empresa incorporadora, cindida ou resultante da cisão ou fusão.
Optantes pelo Simples Nacional
São dispensados da Escrituração Fiscal Digital – EFD:
- Microempreendedor Individual – MEI;
- Microempresa – ME e Empresa de Pequeno Porte – EPP optantes pelo Simples Nacional.
Vale lembrar que a dispensa para as ME/EPP optantes não se aplica:
- A partir do período em que o ICMS deixar de ser recolhido no SIMPLES NACIONAL, pelo fato de o contribuinte ter superado o sublimite estadual de receita bruta;
- Para os estabelecimentos localizados em Unidade Federada que tenha estabelecido a obrigatoriedade de entrega da EFD- ICMS/IPI até o primeiro trimestre de 2014 (Protocolo ICMS 3/2011).
Contribuintes com Mais de Um Estabelecimento
O contribuinte deve gerar e manter uma EFD-ICMS/IPI para cada estabelecimento, com todas as informações referentes aos períodos de apuração do (s) imposto (s).
Independentemente de o estabelecimento ser filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, as informações relativas à EFD são prestadas em arquivo digital individualizado, ainda que a apuração dos impostos ou a escrituração contábil sejam centralizados.
A exceção é para os estabelecimentos localizados na mesma unidade federada, desde que a inscrição centralizada esteja autorizada através de Convênio, Protocolo ou Ajuste.
Apresentação Sem Movimento
Os contribuintes com atividades paralisadas devem apresentar os registros obrigatórios (notação = “O”) da EFD-ICMS/IPI, com identificação do estabelecimento, período da escrituração e demais blocos com valores zerados.
Geração dos Arquivos
Os arquivos digitais da EFD ICMS/IPI devem ser gerados em sistema eletrônico próprio do contribuinte, de acordo com as especificações técnicas exigidas.
Os arquivos devem conter todas as informações econômico-fiscais e contábeis do primeiro ao último dia de cada mês, relativas:
- Às entradas e saídas de mercadorias, bem como aos serviços prestados e tomados, incluindo a descrição dos itens de mercadorias, produtos e serviços;
- À quantidade, descrição e valores de mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, em posse ou pertencentes ao estabelecimento do contribuinte declarante, ou fora do estabelecimento e em poder de terceiros;
- À produção de produtos em processo e produtos acabados e respectivos consumos de insumos, tanto no estabelecimento do contribuinte quanto em estabelecimento de terceiro, bem como o estoque escriturado;
- À exceção na tributação do ICMS ou IPI, tais como isenção, imunidade, não-incidência, diferimento ou suspensão do recolhimento, com indicação do respectivo dispositivo legal;
- A qualquer informação que repercutir no inventário físico e contábil, no processo produtivo, na apuração, no pagamento ou na cobrança de tributos de competência dos entes conveniados ou outras de interesse das administrações tributárias.
Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos. É obrigatória a apresentação de todos os blocos na seguinte sequência:
| Bloco | Descrição |
| 0 | Abertura, Identificação e Referências |
| B | Escrituração e Apuração do ISS no Distrito Federal |
| C | Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI) |
| D | Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS) |
| E | Apuração do ICMS e do IPI |
| G | Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP |
| H | Inventário Físico |
| K | Controle da Produção e do Estoque |
| 1 | Outras Informações |
| 9 | Controle e Encerramento do Arquivo Digital |
Para preencher corretamente a escrituração digital, o contribuinte pode consultar o Guia Prático da EFD-ICMS/IPI.
O contribuinte deve armazenar os arquivos digitais e os recibos de transmissão, considerando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica.
Além disso, deve guardar, pelo prazo previsto na legislação, os documentos que deram origem às informações constantes dos arquivos digitais.
Validação e Transmissão
Os arquivos devem ser submetidos à validação de consistência de leiaute e à assinatura digital por meio do Programa de Validação e Assinatura da Escrituração Fiscal Digital – PVA-EFD, fornecido pelo SPED– Sistema Público de Escrituração Digital – por meio de download.
A escrituração deve ser assinada pelo contribuinte ou por seu representante ou procurador, por meio de Certificado Digital emitido por autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Após a validação e assinatura, os arquivos devem ser transmitidos, via Internet, para o ambiente nacional do SPED, administrado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
O prazo para transmissão é o quinto dia do mês seguinte ao encerramento da apuração. No entanto, a Administração da Fazenda Estadual poderá estabelecer outro prazo.
Penalidades
O contribuinte obrigado à entrega da Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI está sujeito a multas aplicadas pela Secretaria Estadual da circunscrição do contribuinte e pela Receita Federal do Brasil.
As multas estaduais variam em função da legislação vigente em cada Unidade da Federação.
A Receita Federal do Brasil aplicará as penalidades previstas no artigo 12 da Lei federal 8.218/1991, que são as seguintes:
- Multa de 0,5% sobre o valor da receita bruta do período da escrituração: aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;
- Multa equivalente de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% da receita bruta do período da escrituração: aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e
- Multa de 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica do período da escrituração, limitada a 1%: aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.
Veja também: ATO COTEPE/ICMS 21, DE 18 DE MARÇO DE 2022, que altera o Ato COTEPE/ICMS 44/18, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital – EFD.
