E-Social: Como Cumprir essa Obrigação Acessória

O Decreto 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – E-Social.

Trata-se de obrigação acessória cujo objetivo é padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição de informações, substituindo outras formas de declaração.

O sistema e-Social tem as seguintes funções:

Escrituração digital das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
Preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
Repositório nacional para armazenamento da escrituração.

As informações enviadas ao e-Social são utilizadas para apuração das Contribuições Previdenciárias e das contribuições para terceiros, incidentes sobre a folha de pagamento ou remunerações pagas, devidas ou creditadas aos trabalhadores contratados.

São complementares ao E-Social, as informações prestadas nas seguintes declarações:

Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf; e
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais-DCTFWeb.

O e-Social vem substituindo, progressivamente, as seguintes obrigações acessórias:

1. Anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social

2. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

3. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (*)

4. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

5. LRE – Livro de Registro de Empregados

6. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

7. CD – Comunicação de Dispensa

8. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

9. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

10. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (até 2023)

11. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

12. QHT – Quadro de Horário de Trabalho

13. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

14. Folha de pagamento

15. GPS – Guia da Previdência Social (**)

16. GRRF e GRF – Guias de Recolhimento do FGTS

(*) Desde a competência Janeiro de 2020, ficaram desobrigadas de declarar o CAGED, as empresas e empregadores obrigados ao E-Social (Portaria 1.127 de 14 de outubro de 2019). Até a competência de Dezembro/2019, essas pessoas jurídicas utilizavam os dois Sistemas.

(**) A partir do mês de competência de entrega obrigatória da DCTFWeb, as contribuições sociais previdenciárias passam a ser recolhidas por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) – Instrução Normativa RFB 2043/2021,

Quem Está Obrigado?

É obrigada a prestar informações ao e-Social a pessoa física ou jurídica que contratar prestador de serviço e possuir alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente.

A obrigatoriedade abrange:

1. Empregadores pessoas físicas ou jurídicas;

2. Empregadores domésticos;

3. Produtores rurais que comercializam a sua produção;

4. Pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e

5. Microempreendedor individual que possuir empregado.

São dispensados da entrega do E-Social, inclusive sem movimento:

1. A pessoa física que, no início da obrigatoriedade do e-Social, encontrar-se na situação “Sem Movimento”, enquanto essa situação perdurar;

2. O MEI sem empregado que não possuir obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária;

3. Os Fundos de Investimento, os quais não são revestidos de personalidade jurídica e, portanto, não podem contratar.

Segurado Especial da Previdência

A Portaria Interministerial MTP/ME 3, de 15 de outubro de 2021, regulamentou a forma de apresentação do E-SOCIAL pelo segurado especial da Previdência, em relação às informações relacionadas ao registro de trabalhadores, aos fatos geradores, à base de cálculo e aos valores dos tributos, das contribuições devidas à Previdência Social e ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e outras informações.

Informações Exigidas

As informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas devem ser agrupadas no e-Social de acordo com os manuais técnicos divulgados no Portal do e-Social.

São informações relativas aos empregadores, aos trabalhadores contratados e seus pendentes, à folha de pagamento, aos dados sobre saúde e segurança e a outras informações exigidas para fiscalização da apuração do Imposto de Renda, da Contribuição Previdenciária e do FGTS.

As informações prestadas no e-Social têm caráter declaratório, constituindo instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e encargos trabalhistas delas resultantes, inclusive os não recolhidos no prazo.

Em qualquer caso, a prestação de informações ao e-Social não dispensa o empregador ou equiparado de manter, sob sua guarda e responsabilidade, a respectiva documentação, na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

São eventos a serem informados no E-Social:

S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público

S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos

S-1010 – Tabela de Rubricas

S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias

S-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais

S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social

S-1202 – Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS

S-1207 – Benefícios – Entes públicos

S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho

S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física

S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários

S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos

S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos

S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos

S-2190 – Registro Preliminar de Trabalhador

S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador

S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador

S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho/Relação Estatutária

S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho

S-2230 – Afastamento Temporário

S-2231 – Cessão/Exercício em outro Órgão

S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos

S-2298 – Reintegração/Outros provimentos

S-2299 – Desligamento

S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início

S-2306 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual

S-2399 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término

S-2400 – Cadastro de Beneficiários – Entes Públicos

S-2405 – Alteração de Dados Cadastrais do Beneficiário – Entes Públicos

S-2410 – Cadastro de Benefícios Ente Público

S-2416 – Alteração do Cadastro de Benefícios – Entes Públicos

S-2418 – Reativação de Benefícios

S-2420 – Cadastro de Benefícios – Entes Públicos – Término

S-3000 – Exclusão de Eventos

S-5001 – Informações das contribuições sociais consolidadas por trabalhador

S-5002 – Imposto de Renda Retido na Fonte

S-5003 – Informações do FGTS por Trabalhador

S-5011 – Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte

S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte

S-8299 – Baixa Judicial do Vínculo

A implementação do e-Social ocorre de forma progressiva e obedece às seguintes fases:

1ª fase: envio das informações constantes dos eventos das tabelas S-1000 a S-1080 do leiaute do e-Social;
2ª fase: envio das informações constantes dos eventos não periódicos S-2190 a S-2420 do leiaute do e-Social, exceto dos eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST);
3ª fase: envio das informações constantes dos eventos periódicos S-1200 a S-1299 do leiaute do e-e-Social; e
4ª fase: envio das informações constantes dos eventos S-2210, S-2220 e S-2240 do leiaute do e-Social, relativos à Saúde e Segurança no Trabalho

O cronograma do E-Social está previsto na Portaria 71, de 29 de junho de 2021 e alterações posteriores:

1º GRUPO: Entidades Empresariais (sociedades, empresa pública, empresário individual, EIRELI, sociedade unipessoal de advogados, cooperativas, consórcios, grupo de sociedade, estabelecimento de empresa estrangeira, clubes e fundos de investimento), com faturamento (total da receita bruta) no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (exceto entes da administração pública, pessoas físicas, organizações internacionais e outras instituições extraterritoriais):

1ª Fase: 08/01/2018
2ª Fase: 01/03/2018
3ª Fase: 01/05/2018
4ª Fase: 13/10/2021

2º GRUPO – JULHO/2018: Entidades empresariais com faturamento em 2016 abaixo de R$ 78 milhões (exceto as microempresas e empresas de pequeno porte que estavam na condição de optantes pelo Simples Nacional em 1º de julho de 2018 ou que não fizeram essa opção quando de sua constituição em data posterior, que estão enquadradas no 3o grupo):

1ª Fase: 16/07/2018
2ª Fase: 10/10/2018
3ª Fase: 10/01/2019
4ª Fase: 10/01/2022

3º GRUPO – JANEIRO/2019: Demais entidades empresariais, produtor rural-pessoa física e entidades sem fins lucrativos (exceto empregadores domésticos), não pertencentes ao 1º, 2º e 4º grupos:

1ª Fase: 10/01/2019
2ª Fase: 10/04/2019
3ª Fase:
- Pessoas jurídicas: 01/05/2021
- Pessoas Físicas: 01/07/2021
4ª Fase: 10/01/2022 (empregador doméstico está obrigado a enviar o evento S-2210 desde 2015)

4º GRUPO – SETEMBRO/2020: Entidades da administração pública federal, organizações internacionais e outras instituições internacionais ou extraterritoriais:

1ª Fase: 21/07/2021
2ª Fase: 22/11/2021
3ª Fase: 22/08/2022, incluindo eventos da tabela S-1010
4ª Fase: 01/01/2023

Substituição da GFIP

O cronograma para substituição da GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações para a Previdencia Social é o seguinte:

Abril/2019: Grupo 1
Outubro/2021: Grupos 2 e 3
Outubro/2022: Grupo 4
Abril/2023: no caso de confissão de dívida relativa às contribuições Previdenciárias e Sociais devidas a terceiros em decorrência de decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela justiça do trabalho.
A definir: para recolhimento do FGTS.

Processos Trabalhistas

O Ato Declaratório Executivo CORAT 13, de 27 de fevereiro de 2023, dispensou a apresentação da GFIP para informar contribuições sociais decorrentes de reclamatória trabalhista, nas situações em que as decisões condenatórias ou homologatórias, proferidas pela Justiça do Trabalho, se tornarem definitivas a partir de 1º de outubro de 2023.

Nesses casos, as respectivas contribuições previdenciárias referentes aos períodos de apuração a partir de dezembro de 2008 devem ser escrituradas no e-Social (evento S-2500), confessadas na DCTFWeb Reclamatória Trabalhista (evento S-2501) e recolhidas em DARF gerado pela DCTFWeb.

As contribuições de períodos anteriores a dezembro de 2008 devem ser escrituradas no e-Soical, mas recolhidas através do Guia de Recolhimento da Previdencia Social – GPS (Reclamatória Trabalhista).

A Instrução Normativa SRB 1.999, de 23 de dezembro de 2020, estabeleceu que a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP será preenchida por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) até a implantação do FGTS DIGITAL, instituído pela Resolução 926 CGFTS/2019.

Atualmente, as regras para envio das informações sobre o FGTS constam da Circular CAIXA 865, de 23 de julho de 2019. A circular estabelece que, durante período de adaptação à obrigatoriedade de prestação de informações por meio do E-Social, os empregadores poderão:

Utilizar a GRF emitida pelo SEFIP por prazo indeterminado;
Utilizar a GRRF para recolhimento rescisório nos desligamentos de contratos de trabalho, por prazo indeterminado.

Veja também: Integração com eSocial: todos os empregadores já conseguem visualizar débitos no ambiente de testes do FGTS Digital

A Portaria 6.137 SEPRET, de 3 de março de 2020, tornou obrigatória a utilização de Certificado Digital para transmissão do CAGED pelos estabelecimentos com 10 ou mais trabalhadores no dia primeiro de cada mês.

Até então, o uso de certificado digital era exigido dos estabelecimentos com mais de 20 empregados (Portaria MTE 1.129 de 23/07/2014).

Vale lembrar que a Portaria SEPRT 1.127 de 14/10/2019, substituiu o CADED pelo E-Social a partir de janeiro/2020 para os empregadores dos Grupos 1 e 2.

A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) será preenchida por meio de aplicativo da Previdência Social, enquanto não for exigida a sua apresentação por meio do e-Social.

Conforme cronograma estabelecido pela Portaria Conjunta SERFB/SEPRT/ME 71, de 29 de junho de 2021, a CAT passará a apresentada através do Sistema E-Social – Evento S-2210.

Além da identificação do empregador e do trabalhador, devem ser prestadas informações sobre:

CAT Inicial: primeira comunicação do acidente ou doença do trabalho, para prestar informações a respeito do horário e da data de ocorrência do acidente de trabalho, situação geradora do acidente de trabalho, local do acidente, afastamento resultante de acidente de trabalho, Classificação Internacional de Doença – CID, parte do corpo atingida, agente causador.
CAT Reabertura: apresentada quando houver reinício de tratamento ou afastamento por agravamento da lesão (acidente ou doença comunicado anteriormente ao INSS);
CAT Comunicação de óbito, após a emissão da CAT inicial

A partir 1º de janeiro de 2023, o Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP será emitido exclusivamente em meio eletrônico, a partir das informações constantes nos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) no Sistema eSocial, para os segurados das empresas obrigadas (Portaria MTPS 1010, de 24 de dezembro de 2021).

As informações consolidadas do PPP serão disponibilizadas ao segurado pelo INSS, a partir dos dados do vínculo com a empresa e dos eventos:

Comunicações de Acidentes de Trabalho, constantes no evento ‘S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho’;
Profissiografia e Registros Ambientais, constantes no evento ‘S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos’; e
Resultado de Monitoração Biológica, constantes no evento ‘S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador’.

A partir de 1º de janeiro de 2023, o Perfil Profissiográfico Previdenciário em meio eletrônico:

Corresponderá ao histórico laboral do trabalhador;
Deverá ser preenchido para todos os segurados empregados, trabalhadores avulsos e cooperados vinculados à cooperativa de trabalho ou de produção, independentemente do ramo de atividade da empresa e da exposição a agentes nocivos;
Não será aceito PPP em meio físico não será aceito para comprovação de direitos perante a Previdência Social para períodos trabalhados a partir de 1º de janeiro de 2023.

Também serão informados na DCTFWEB, os eventos referentes a decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho.

Até junho/2023, essas informações serão encaminhadas através da GFIP.

A partir de julho/2023 os sistemas da DCTFWEB transferirão os dados para o e-Social (Instrução Normativa SRB 2.139, de 30 de março de 2023)

Migração do PIS/PASEP Sobre a Folha

Em relação aos fatos gerados ocorridos a partir da competência janeiro 2024, os contribuintes que apuram PIS/Pasep sobre a folha de salários passarão a apurar e escriturar a referida contribuição através do e-Social, integrado à DCTFWeb. Nota Tecnica 08_2023 – Migração da escrituração doPIS_Pasep Folha da EFD-Contribuições para o eSocial.doc

Como Prestar Informações

Para prestarem informações ao e-Social, as empresas devem adquirir ou desenvolver programas de gestão de pessoal e transferir os arquivos de eventos por meio do portal do e-Social, na Internet.

O e-Social não possui um aplicativo para download para importar o arquivo ou fazer as validações antes de transmitir.

Os arquivos devem ser previamente assinados com certificado digital Padrão ICP-Brasil.

Em qualquer caso, o acesso aos sistemas do e-social é feito através da conta Gov.br.

Módulo Simplificado

Pessoas físicas, segurados especiais, empregadores domésticos e microempreendedores individuais podem utilizar a versão simplificada do e-social, que funciona por meio do aplicativo gratuito do e-Social e com senha de acesso.

Nesse caso, é gerado o Documento de Arrecadação do E-Social – DAE para recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS.

Como Fazer a Declaração Sem Movimento

A situação sem movimento ficará configurada quando inexistir informações a serem prestadas para o grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280, para os estabelecimentos da empresa.

Nesse caso, a declaração será enviada com a informação “sem movimento” no campo “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos”, na primeira competência do ano em que esta situação ocorrer.

Até o ano de 2022, o declarante estava obrigado a informar a situação “sem movimento” a cada mês de janeiro se essa situação se mantivesse.

A partir de 2023, não há mais essa obrigação. Ou seja, se a situação sem movimento persistir nos anos seguintes, não será mais necessário enviar o e-social até que ocorra novos fatos geradores.

Na declaração de situação “sem movimento” é desnecessário o envio de qualquer outro evento, como por exemplo as tabelas de estabelecimentos e de rubricas.

Dispensa

O microempreendedor individual sem empregado está dispensado de enviar o evento S-1299 com a informação sem movimento, seja na primeira competência, seja no mês de janeiro de cada ano.

Como são dispensados da DCTFWeb, também não precisam enviar os eventos S-1000 e S-1299, com a informação “sem movimento”:

Os fundos especiais de natureza contábil ou financeira, não dotados de personalidade jurídica, criados no âmbito de qualquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
As comissões sem personalidade jurídica criadas por ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil e um ou mais países, para fins diversos;
Os fundos de investimento imobiliário ou os clubes de investimento registrados em Bolsa de Valores, segundo as normas fixadas pela CVM ou pelo Bacen, cujas informações, quando existirem, são prestadas pela instituição financeira responsável pela administração do fundo; e
Os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil que não tenham trabalhador segurado do RGPS que lhes preste serviços.

Penalidades

Os empregadores e responsáveis obrigados a utilizar o e-Social, que deixarem de prestar as informações no prazo fixado ou que as apresentar com incorreções ou omissões, ficarão sujeitos às penalidades previstas na legislação específica de cada um dos eventos.

No caso de infração à legislação trabalhista, o empregador ou o responsável, obrigado ao E-Social, que não prestar as informações na forma e prazos estabelecidos, ou apresentá-las com incorreções ou omissões, ficará sujeito à multa a partir de R$ 443,97, acrescida de R$ 104,31 por trabalhador cuja informação tiver sido omitida ou declarada incorretamente (Portaria MTE 1.131, de 3 de julho de 2025).

O valor máximo das multas previstas no caput é de R$ 44.396,84, aplicadas em dobro em caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.

Em relação aos fatos geradores ocorridos de 01/01/2020 até o o dia 03/07/2025, será aplicado um desconto de 40% sobre o valor final da multa, para todos os infratores. Nesse caso, a multa pode ser reduzida em 50% se o infrator, renunciando ao recurso, recolher o valor devido no prazo de 10 dias da data de recebimento da notificação ou publicação.

Portaria MTP 667, de 8 de novembro de 2021, com alteração da Portaria MTE 1.131/2025)

No Portal do E-Social, na Internet, o empregador ou contribuinte pode obter informações e orientações compiladas através de:

Documentação Técnica
Perguntas Frequentes
Vídeos tutoriais
Legislação

O Portal do E-Social disponibiliza as seguintes ferramentas para auxiliar o declarante:

Consulta Qualificação Cadastral, que permite aos empregadores identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro de Pessoas Físicas – CPF e o Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, a fim de não comprometer o cadastramento inicial ou admissões de trabalhadores no e-Social.
Ambiente de Produção Restrita, para realização de testes pelas empresas, sem qualquer efeito jurídico;
Procuração Eletrônica, com orientações para obter uma procuração eletrônica.

Arquivo Tributário

E-Social: Como Cumprir essa Obrigação Acessória